Πως να κάνετε την αρχειοθέτηση παιχνιδάκι…
Ένα αποτελεσματικό σύστημα αρχειοθέτησης γραφείου είναι ζωτικής σημασίας για κάθε επιχείρηση που χειρίζεται τιμολόγια, αποδείξεις και άλλα αρχεία, είτε σε έντυπη είτε σε ψηφιακή μορφή. Ακόμη και για επιχειρήσεις που δεν ασχολούνται με γραφειοκρατία, η οργάνωση και η αποτελεσματικότητα θα συμβάλει στην ομαλή λειτουργία των εργασιών.
Μιλώντας για σύστημα αρχειοθέτησης γραφείου εννοούμε από το απλό συρτάρι έως έναν πολύπλοκο server. Για να δημιουργήσετε ένα σύστημα που λειτουργεί για εσάς, είναι σημαντικό να γνωρίζετε ποια αρχεία είναι πιο σημαντικά, ποιος χρειάζεται πρόσβαση και πώς μπορούν να χρησιμοποιηθούν εύκολα και αποτελεσματικά.
Γιατί χρειάζεστε ένα σύστημα αρχειοθέτησης
Η σωστή αρχειοθέτηση αποδείξεων και τιμολογίων είναι ένα από τα πιο σημαντικά πράγματα που μπορεί να κάνει μια μικρή επιχείρηση για την οργάνωσή της.
Ανάλογα με τον κλάδο σας, μπορεί να χρειαστεί να τηρείτε αρχεία για να συμμορφώνεστε με τους κρατικούς κανονισμούς, μερικές φορές για χρόνια. Τα δικηγορικά γραφεία υποχρεούνται να τηρούν φακέλους υποθέσεων για μεγάλο χρονικό διάστημα. Οι λογιστές και οι φοροτεχνικές επιχειρήσεις πρέπει επίσης να τηρούν τις φορολογικές δηλώσεις σε αρχείο. Οι κατασκευαστικές εταιρείες, τα ιατρικά γραφεία, τα σχολεία και πολλά άλλα έχουν ευθύνες τήρησης αρχείων.
Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν σκέφτονται πόσες εργατοώρες θα εξοικονομήσουν όταν επενδύουν σε σωστά και κατάλληλα συστήματα αρχειοθέτησης, ενώ σύμφωνα με έρευνες, ο συνολικός χρόνος που αφιερώνουν οι εταιρείες στην αναζήτηση αρχείων που δεν έχουν αρχειοθετηθεί ανέρχεται σε έξι εβδομάδες το χρόνο.
5 Βήματα για να οργανώσετε ένα σύστημα αρχειοθέτησης
-
Αξιολογήστε προσωπικές συνήθειες και συνήθειες γραφείου
Σκεφτείτε ποιοι υπάλληλοι χρειάζονται πρόσβαση στα αρχεία, πού εργάζονται και τι έχει νόημα με βάση τις θέσεις εργασίας τους. Εάν δημιουργείτε ένα σύστημα για τον εαυτό σας, σκεφτείτε την εργονομία, τη ροή της εργάσιμης ημέρας, πώς μετακινείστε στον χώρο του γραφείου σας, τι μπορείτε να φτάσετε από το γραφείο σας και ποιες πληροφορίες χρειάζεστε συχνά σε σχέση με πληροφορίες που μπορούν να αρχειοθετηθούν για μεγάλο χρονικό διάστημα. Εάν δημιουργείτε ένα σύστημα για κάποιον άλλο, ρωτήστε τη γνώμη του—ό,τι λειτουργεί για ένα άτομο δεν θα λειτουργεί πάντα για ένα άλλο.
-
Διαλέξτε ένα σύστημα αρχειοθέτησης
Ο τύπος της επιχείρησή σας θα καθορίσει εάν θα επιλέξετε να αρχειοθετήσετε αριθμητικά, αλφαβητικά ή με κάποιο άλλο τρόπο. Για παράδειγμα, αναζητάτε πληροφορίες πελατών με όνομα ή αριθμό λογαριασμού; Αρχειοθετήστε έγγραφα ανά κατηγορία, όπως έξοδα, οικονομικά, έσοδα κ.λπ.
-
Υπολογίστε τον χώρο που χρειάζεστε.
Ο χώρος αποτελεί πάντα απαραίτητο ζητούμενο για ένα αποτελεσματικό σύστημα αρχειοθέτησης, οπότε μιλάμε για ντουλάπια, ράφια ή άλλα σύγχρονα μηχανικά συστήματα έξυπνης αποθήκευσης. Συνιστάται όταν αγοράσετε κάτι, να υπολογίσετε να χωρέσετε τον διπλάσιο αριθμό αρχείων που έχετε τώρα.
Στην κορυφή των συστημάτων αρχειοθέτησης παραμένουν τα Κλασέρ, ντοσιέ και διαχωριστικά που θα σας βοηθήσουν να κατηγοριοποιήσετε τα αρχεία σας και θα σας επιτρέψουν να προσθέτετε εύκολα νέα χαρτιά καθώς η εταιρεία σας αναπτύσσεται και θα εξαλείψουν την ανάγκη να αναβαθμίζετε ή να αναδιοργανώνετε τακτικά το σύστημα αρχειοθέτησής σας.
-
Υπολογίστε τη συχνότητα χρήσης
Εάν έχετε μεγάλο αριθμό αρχείων στα οποία έχετε πρόσβαση καθημερινά, θα πρέπει να είναι στη διάθεσή σας άμεσα. Αυτά τα αρχεία τα οποία τα χρησιμοποιείτε λιγότερο συχνά δεν χρειάζεται να βρίσκονται στον χώρο εργασίας σας.
-
Προσβασιμότητα
Η σημασία της προσβασιμότητας είναι πολύ σημαντική για υπαλλήλους ή μελλοντικούς υπαλλήλους που μπορεί να έχουν ειδικές ανάγκες κινητικότητας. Τα πολύ ψηλά ντουλάπια, για παράδειγμα, μπορεί να είναι δύσκολα προσβάσιμα.
-
Επενδύστε σε ένα καλό σύστημα ετικετών
Η δυνατότητα ανάγνωσης ετικετών των αρχείων ακούγεται προφανής, αλλά η σαφήνεια στην επισήμανση θα εξοικονομήσει χρόνο. Διαλέξτε ετικέτες που ταιριάζουν στις ανάγκες σας. Χρησιμοποιώντας τα πρότυπα εκτύπωσης (Templates) που σας δίνονται για την κάθε ετικέτα μπορείτε να προσαρμόσετε το κείμενο ή τον τίτλο ανάλογα με το αρχείο που θέλετε να αρχειοθετήσετε.
Τα κλασέρ είναι μια έξυπνη επένδυση. Τα έγχρωμα κλασέρ είναι εύκολα διαθέσιμα και εύκολα αναγνωρίσιμα. Για παράδειγμα, εάν τοποθετήσετε όλα τα αρχεία πελατών σας σε κίτρινα κλασέρ, τις οικονομικές πληροφορίες σε μπλε και το μάρκετινγκ σε κόκκινα, θα εξοικονομήσετε χρόνο κατά την αναζήτηση ή την αρχειοθέτηση χρησιμοποιώντας τα χρώματα ως μέσο ταξινόμησης των αρχείων σας.
Πηγή: typotrust.gr
